Konwent Mizukon 2025

Regulamin Wystawców

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami Konwentu Mizukon 2025 są Stowarzyszenie Szczeciński Klub Azji oraz Gminny Ośrodek Kultury Sportu i Rekreacji w Przecławiu (dalej „GOKSiR”), zarejestrowany pod NIP 8513239302 (dalej łącznie „Organizatorzy”).
2. W czasie trwania Konwentu Mizukon 2025, zwanego dalej „Konwentem”, organizowanego w dniach 25 – 27.07.2025 roku wszystkich Wystawców obowiązywać będzie niniejszy zbiór zasad zwany dalej “Regulaminem”. Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Konwentu (mizukon.pl).
3. Każdy Wystawca zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem oraz jego załącznikami:
   • nr 1 dot. Wystawców rękodzielniczych oraz decoupage : LINK
   • nr 2 dot. Wystawców komercyjnych: LINK

§2. WARUNKI UCZESTNICTWA JAKO WYSTAWCA

1. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jako Wystawca jest:
   1. zarejestrowanie się poprzez kompletnie wypełniony i przesłany Formularz zgłoszeniowy: LINK do dnia 7.06.2025r.
   2. przesłanie Akceptacji w odpowiedzi na Potwierdzenie przyjęcia w terminie 7 dni od otrzymania potwierdzenia,
   3. opłacenie pełnej opłaty za Stoisko w terminie wskazanym w fakturze VAT przesłanej przez Organizatorów. Wpłata ta skutkuje zawarciem umowy na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie Wystawców.
   4. Wpłatę należy uiścić na rachunek GOKSiR: 20 1240 3927 1111 0010 9530 8976 w Banku Pekao S.A.
2. Organizatorzy zobowiązują się do przesłania Potwierdzenia przyjęcia stoiska w terminie do 7 dni od zamknięcia przyjmowania zgłoszeń.
3. Dokonanie wpłaty na rachunek GOKSiR zgodnie z treścią przesłanego mailowo. Potwierdzenia przyjęcia jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszym regulaminem, akceptacją jego postanowień i skutkuje zawarciem umowy najmu ławek / modułów i krzeseł na stoisko na warunkach wynikających z Regulaminu Wystawców, Załącznika nr 1 i 2 oraz Formularza zgłoszeniowego.
4. Wysokość opłaty za stoisko oraz ilość wejściówek do obsługi stoiska. Organizatorzy określają w cenniku znajdującym się w Załączniku nr 1,2.
5. Wystawca zobowiązuje się do przesłania listy osób do obsługi stoiska najpóźniej do 30.06.2025 r. Lista podana do tego dnia jest niezmienna.
6. Wejściówek ani przestrzeni wystawowej nie można odsprzedawać.
7. Nie ma możliwości wynajmu Stoisk na poszczególne dni Konwentu.
8. Organizatorzy mają prawo do odrzucenia zgłoszenia Wystawcy bez podania przyczyny.

§3. ZASADY SPRZEDAŻY

1. Każdy Wystawca zobowiązany jest do umieszczenia numeru stoiska oraz jego nazwy w widocznym miejscu, dostarczonych przez Organizatorów.
2. Stoiska dzielą się na rękodzielniczo-artystyczne, decoupage oraz komercyjne (firmowe). Podział wynika z misji Domu Kultury, jaką jest wspieranie lokalnych artystów i rzemieślników. Poprzez rękodzieło należy rozumieć sprzedaż wyrobów wytworzonych własnoręcznie, posiadających walory artystyczne, w tym oryginalne grafiki lub ilustracje.
3. Organizatorzy Konwentu nie ponoszą odpowiedzialności za status prawny prowadzonej przez Wystawców działalności.
4. O rozmieszczeniu Wystawców na terenie Konwentu decydują Organizatorzy w toku korespondencji z Wystawcami.
5. Stawki i rozmieszczenie Stoisk o charakterze gastronomicznym, a także stoisk o charakterze reklamowym zależne są od indywidualnych ustaleń z każdym z Wystawców w drodze korespondencji.
6. Podczas ustalania szczegółów dotyczących Stoiska, Wystawcy poinformują Organizatorów o planowanych nadstawkach, stojakach, regałach itp. elementach. Jeżeli Organizatorzy nie wyrażą zgody, produkty muszą się zmieścić w obrębie ławki. Ewentualne rozstawienie namiotu należy uzgodnić z Organizatorami i uzyskać ich zgodę przed Konwentem.
7. Wymagania dostępu do sieci elektrycznej należy zgłosić przez formularz zgłoszeniowy.
8. Wystawcy mogą przyjechać na konwent i rozkładać stoiska od godziny 13:00 dnia 25.07.2025 r. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany godziny rozstawiania stoisk, o czym Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
9. Wystawcy mają obowiązek opuścić teren Konwentu, po uprzednim uporządkowaniu swojego stanowiska, do godziny 16:00 dnia 27.07.2025 r.
10. Organizatorzy nie zapewniają wsparcia osobowego przy rozstawianiu i składaniu Stoisk.
11. Towary muszą być zlokalizowane wewnątrz Stoiska, nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników ani naruszać ich spokoju.
12. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do nieudzielenia zgody na wystawienie Towarów, a także do żądania zaprzestania ich prezentowania przez Wystawcę w przypadku rażącego łamania niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa.
13. Wystawcy handlowi zobowiązani są do oznaczenia towarów stworzonych z użyciem sztucznej inteligencji (AI), tak by klient przed zakupem miał możliwość zapoznania się z tą informacją.
14. Na stoiskach rękodzielniczo-artystycznych obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów stworzonych z wykorzystaniem technologii AI, a także produktów sprowadzanych ze stron typu aliexpress/temu.
15. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jej organizację wobec zwiedzających ani właściwych organów.
16. Zabroniona jest sprzedaż:
    a. broni białej oraz broni palnej, replik broni oraz ASG,
    b. alkoholu, papierosów i narkotyków,
    c. napojów energetycznych,
    d. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych,
    e. substancji łatwopalnych, toksycznych lub drażniących,
    f. nielegalnych kopii filmów, gier i innego oprogramowania,
    g. przedmiotów i treści o zabarwieniu, lub nacechowaniu jednoznacznie seksualnym bądź erotycznym,
    h. produktów propagujących nazizm, komunizm i inne ideologie, których propagowanie jest zakazane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
17. Zabroniona jest sprzedaż i podawanie napojów oraz produktów spożywczych bez zgody Organizatorów. Niezastosowanie się do powyższego zakazu będzie skutkowało usunięciem Wystawcy z terenu konwentu.
18. Towary powinny spełniać normy określone w Dyrektywie 2001/95/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 grudnia 2001 r. w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów oraz Ustawy z dnia 12 grudnia 2003 r. o ogólnym bezpieczeństwie produktów.
19. Towary nie mogą naruszać praw osób trzecich, w szczególności nie mogą zawierać treści mających charakter wulgarny, obraźliwy, zniesławiający, propagujący lub usprawiedliwiający wszelkie formy nietolerancji itp.
20. Za Towary, a w szczególności za wyrządzone przez nie szkody, niewłaściwe ich zabezpieczenie (także w czasie, kiedy pozostają one na terenie Konwentu po jego zamknięciu dla uczestników), a także spełnianie przez nie wszelkich wymaganych przepisami prawa wymogów, norm, jak i za posiadanie niezbędnych certyfikatów, atestów, ocen, badań i dopuszczenia do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłączną odpowiedzialność ponosi Wystawca.
21. Wystawca zobowiązany jest do posiadania praw autorskich, licencji i innych praw do Towarów znajdujących się i używanych na Stoisku. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za naruszenie przez Wystawców jakichkolwiek praw własności intelektualnej ani praw autorskich osób trzecich.

§4. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za przesyłki nadesłane na adres Konwentu, ani za czynności związane z odbieraniem tych przesyłek. Wszystkie kwestie dostarczania przesyłek należy ustalić z firmą kurierską.
2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże oraz zniszczenia wynikłe z działań Wystawców lub uczestników Konwentu. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia siebie, jak i wystawianych towarów we własnym zakresie.
3. Organizatorzy nie odpowiadają za sytuacje losowe ani niezależny od nich brak dostępu do mediów.
4. Stan przedłużaczy oraz urządzeń posiadanych i używanych przez Wystawców, oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu, ani stwarzać możliwości uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu.
5. Za wszelkie szkody na zdrowiu i życiu, uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu, jak i urządzeń należących do Wystawcy, powstałe w wyniku nieprawidłowego podłączenia przez Wystawcę posiadanych i używanych przez niego przedłużaczy lub urządzeń, lub wynikające z ich nieodpowiedniego stanu, odpowiada Wystawca.
6. Do dyspozycji zaakceptowanych Wystawców zostaje oddana osobna wspólna strefa wypoczynku.
7. Wszyscy Wystawcy mają obowiązek akceptowania na swoim stoisku waluty konwentowej: 1 punkt waluty jest równy 1 zł. Zwroty będą realizowane przelewem, na podstawie Protokołu przyjęcia waluty konwentowej dostarczonej do biura konwentowego w dniu 27.07.025 r. w godzinach 14-16 oraz wystawionej faktury/rachunku.
   A. Wystawcy, którzy mogą wystawiać fakturę VAT (vatowcy) – zobowiązani są dostarczyć walutę konwentowa do biura konwentowego, podpisać Protokół przyjęcia waluty konwentowej i przesłać fakturę w terminie 7 dni roboczych (do dnia 3.08.2025 r.) na adres na sumę określona w Protokole.
   B. Wystawcy, którzy nie mogą wystawić faktury VAT – zobowiązani są dostarczyć walutę konwentową do biura konwentowego w godzinach 14-16 w niedzielę 27.07.2025 r., podpisać Protokół przyjęcia waluty konwentowej oraz wystawić rachunek na GOKSiR Przecław na sumę określona w Protokole.

§7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wystawców oprócz wymienionych wyżej zasad obowiązuje również Regulamin Ogólny Konwentu.
2. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania przepisów bezpieczeństwa, przeciwpożarowych i sanitarnych obowiązujących w obiekcie, w którym organizowany jest Konwent.
3. Wystawca może zostać upomniany przez organizację lub wydalony z terenu konwentu za rażące naruszenie niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa bez możliwości uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.
4. O wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmują Organizatorzy.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i poinformowania o tym Wystawców.