Regulamin główny

REGULAMIN KONWENTU
Mizukon 2025

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

W czasie trwania wydarzenia „Mizukon 2025”, zwanego dalej „Konwentem”, organizowanego w dniach 25 – 27.07.2025 roku wszystkich uczestników obowiązywać będzie niniejszy zbiór zasad zwany dalej “Regulaminem”. Regulamin sporządzono na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U.01.13.123 z późn. zm.).

  1. Organizatorami Konwentu Mizukon 2025 są:
    • stowarzyszenie Szczeciński Klub Azji – ul. Akwarelowa 34/5 70-781 Szczecin, NIP: 9552467798, KRS: 0000962175; 
    • Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji – ul. Rekreacyjna 1, 72-005 Przecław, NIP: 8513239302, REGON: 383734596 oraz 
    • Szkoła Podstawowa z Punktem przedszkolnym w Przecławiu – Przecław 27a, 72-005 Przecław, zwanymi dalej “Organizatorami”.
  2. Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Konwentu (mizukon.pl) oraz w formie wydrukowanej na stoisku akredytacji wydarzenia.
  3. Konwent odbywa się w dniach 25 – 27.07.2025 roku, od godziny 16:00 w piątek, do godziny 16:00 w niedzielę, na terenie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji (ul. Rekreacyjna 1, 72-005 Przecław) oraz Szkoły Podstawowej z Punktem przedszkolnym w Przecławiu (Przecław 27a, 72-005 Przecław). 
  4. Konwent nie stanowi wypoczynku organizowanego w rozumieniu Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481, 1818 i 2197). Nie jest także imprezą masową w myśl ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
  5. Regulamin Konwentu obowiązuje na terenie odbywania się Konwentu, to jest w miejscach wyznaczonych przez Organizatorów na terenie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Przecławiu oraz Szkoły Podstawowej z Punktem Przedszkolnym w Przecławiu. Miejsca będą oznaczone na mapie Konwentu dostępnej na stoisku akredytacji oraz w aplikacji Konwencik (https://konwencik.pl/). 

§2. AKREDYTACJA

  1. Konwent jest wydarzeniem zamkniętym, w którym udział mogą brać osoby zwane dalej „Uczestnikami”, mające zgodę Organizatorów na wstęp i przebywanie na terenie Konwentu na ustalonych przez Organizatorów warunkach. Na obszarze Konwentu mogą przebywać pracownicy placówek, w których się on odbywa oraz wolontariusze, służby porządkowe i inne osoby związane z jego organizacją, jak również goście zaproszeni przez Organizatorów.
  2. Aby wziąć udział w Konwencie, należy wykupić bilet, którego cena wynosić będzie odpowiednio:
    1. I pula (od 07.03.2025 do 06.05.2025) – 100 PLN za bilet trzydniowy standard oraz 110 PLN za bilet trzydniowy plus 
    2. II pula (od 07.05.2025 do 22.06.2025) – 120 PLN za bilet trzydniowy standard, 130 PLN za bilet trzydniowy plus oraz:
      1. 60 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w piątek, 
      2. 80 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w sobotę,
      3. 60 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w niedzielę. 
    3. III pula (od 23.06.2025 do 24.07.2025) – 140 PLN za bilet trzydniowy standard, 150 PLN za bilet trzydniowy plus oraz:
      1. 75 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w piątek,
      2. 95 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w sobotę, 
      3. 75 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w niedzielę.
    4. IV pula (od 25.07.2025 do 27.07.2025) – 160 PLN za bilet trzydniowy standard, 170 PLN za bilet trzydniowy plus oraz:
      1. 90 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w piątek,
      2. 110 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w sobotę, 
      3. 90 PLN za bilet jednodniowy ważny jedynie w niedzielę.
    5. Bilet VIP (od 07.03.2025 do 01.07.2025 r.) – 300 PLN.
  3. W przypadku zakupu biletów online zgodnie z warunkami i umową sprzedaży określoną przez regulamin firmy pośredniczącej, do każdego biletu doliczana jest dodatkowa opłata serwisowa.
  4. Nabywcy odpowiednich biletów „plus” oraz „VIP” mogą skorzystać ze specjalnie wyznaczonej strefy wypoczynkowej. Podczas przebywania w strefie należy przestrzegać zaleceń Organizatorów, dbać o czystość i porządek oraz nie zakłócać spokoju innych uczestników. Szczegóły korzystania ze strefy wypoczynkowej określa Regulamin Strefy Wypoczynkowej, który można znaleźć na stronie internetowej Konwentu.
  5. Dzieci poniżej 6 roku życia mogą uczestniczyć w Konwencie za darmo, ale wolno im przebywać na terenie wydarzenia wyłącznie pod opieką osoby dorosłej.
  6. Uczestnicy posiadający bilet jednodniowy mogą przebywać na terenie Konwentu w następujących godzinach:
    1. piątek: 16:00 – 0:00
    2. sobota: 9:00 – 0:00
    3. niedziela: 9:00 – 16:00.
  7. Ilość biletów z każdej puli jest ograniczona. 
  8. Opłatę za bilety należy uiścić za pośrednictwem serwisu biletomat.pl lub na miejscu w dniu wydarzenia, w Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Rekreacji – ul. Rekreacyjna 1, 72-005 Przecław, NIP: 8513239302.
  9. Sprzedaż biletów online realizuje firma pośrednicząca kicket.com sp. z o.o. ul. Zajęcza 15, 00-351 Warszawa, NIP 1132896755. Kwestie związane z transakcjami oraz warunki zwrotów biletów zakupionych online określa regulamin sprzedawcy (https://www.biletomat.pl/regulamin/). 
  10. Podczas procesu akredytacji konieczne będzie okazanie kodu QR (w przypadku zakupu biletów online) oraz dokumentu tożsamości celem weryfikacji tożsamości Uczestnika Konwentu. 
  11. Osoby niepełnoletnie powyżej 13 roku życia mogą uczestniczyć w Konwencie po dostarczeniu pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Podpisany dokument ze zgodą należy przekazać Organizatorom podczas akredytacji. Wzór zgody można znaleźć na stronie internetowej Konwentu (https://mizukon.pl/informacje-dla-rodzicow/). 
  12. Osoby poniżej 13 roku życia mogą przebywać na terenie Konwentu wyłącznie pod opieką rodziców, opiekunów prawnych lub osób dorosłych wyznaczonych przez rodziców po okazaniu na akredytacji upoważnienia do przejęcia opieki nad osobą niepełnoletnią. Wzór upoważnienia do przejęcia opieki dostępny jest na stronie internetowej Konwentu (https://mizukon.pl/informacje-dla-rodzicow/).
  13. Do budynków na terenie Konwentu zabrania się wprowadzania zwierząt. Zakaz nie dotyczy psów asystujących osobom niewidomym.
  14. Akredytacja osób posiadających zakupione bilety online odbywać się będzie w Szkole Podstawowej z Punktem przedszkolnym w Przecławiu (Przecław 27a, 72-005 Przecław) oraz na terenie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji (ul. Rekreacyjna 1, 72-005 Przecław). Stacjonarna sprzedaż biletów w dniach wydarzenia odbywać się będzie wyłącznie na terenie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji.
  15. Organizatorzy mają prawo zaprzestać sprzedaży biletów w czasie trwania Konwentu w przypadku osiągnięcia limitu miejsc. 
  16. Po wejściu na teren wydarzenia Uczestnicy zobowiązani są udać się do punktów akredytacyjnych. Zabrania się przechodzenia przez płoty, parkany i jakiekolwiek inne miejsca poza przejściami wyznaczonymi przez Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji oraz Szkołę Podstawową z Punktem przedszkolnym w Przecławiu. 
  17. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w Konwencie jest identyfikator oraz opaska na rękę, uzyskiwane w punkcie akredytacji. Identyfikator należy nosić w widocznym miejscu przez cały czas trwania wydarzenia. Uczestnik Konwentu zobowiązany jest okazać identyfikator oraz opaskę na prośbę Organizatorów, wolontariuszy reprezentujących Organizatorów, służb porządkowych i pracowników ochrony zabezpieczającej Konwent. Brak opaski może skutkować usunięciem z terenu Konwentu na podstawie decyzji Organizatorów.
  18. Zgubienie lub zniszczenie opaski lub identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić w punkcie akredytacji. Wydanie duplikatu opaski bądź identyfikatora możliwe będzie jedynie po oddaniu uszkodzonych. W przypadku zgubienia opaski lub identyfikatora należy uiścić opłatę w wysokości ceny biletu, która będzie obowiązywać danego dnia wydarzenia.
  19. Zakazuje się przekazywania własnego identyfikatora oraz opaski osobom trzecim w celu korzystania z niego. 

§3. BEZPIECZEŃSTWO

  1. Organizatorzy zapewniają Uczestnikom Konwentu ochronę, służbę medyczną oraz obsługę wydarzenia. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zaleceń wszystkich podmiotów związanych z obsługą wydarzenia, w tym służb porządkowych.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne zdarzenia losowe, które mogą skutkować utratą zdrowia lub życia Uczestników.
  3. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz do udzielania pomocy osobom potrzebującym. W przypadku zauważenia osób stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa lub poczucia bezpieczeństwa, prosimy o natychmiastowe zgłoszenie problemu do Organizatorów lub ochrony.
  4. Na terenie wydarzenia, za wyjątkiem strefy do tego przeznaczonej, obowiązuje całkowity zakaz posiadania, wnoszenia oraz spożywania napojów alkoholowych. Zakazuje się rownież posiadania, wnoszenia oraz spożywania środków psychoaktywnych, a także przebywania pod ich wpływem.
  5. Organizatorzy Konwentu, służby porządkowe oraz pracownicy ochrony mają prawo do odmowy wstępu na wydarzenie osobom będącym pod wpływem alkoholu, środków odurzających i psychoaktywnych, osobom próbującym wnieść niedozwolone przedmioty oraz tym, które w jakikolwiek sposób zagrażają bezpieczeństwu innych Uczestników.
  6. W przypadku niepełnoletnich uczestników będących pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających, opiekunowie prawni zostaną niezwłocznie poinformowani o tym fakcie przez Organizatorów. Z uwagi na podejrzenie popełnienia przestępstwa udzielenia dostępu do alkoholu osobie niepełnoletniej, Organizatorzy powiadomią również Policję.
  7. Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, jak i używania wszelkiego rodzaju urządzeń służących do spalania produktów tytoniowych, za wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych.
  8. Pracownicy ochrony, jak i służby porządkowe mają prawo do rewizji rzeczy Uczestników, jeśli zachodzi podejrzenie próby wniesienia niedozwolonych przedmiotów, które w jakikolwiek sposób mogą zagrażać bezpieczeństwu innych Uczestników.
  9. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy zgody na wniesienie przedmiotu, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, iż może on być użyty w celu popełnienia czynu zabronionego. 
  10. Na terenie Konwentu zabrania się wnoszenia i posiadania:
    1. broni, amunicji oraz innych niebezpiecznych przedmiotów, które mogą zostać użyte jako broń (wyjątek stanowią repliki i przedmioty imitujące broń po wyjęciu magazynków wykorzystywane jako element stroju cosplay oraz broń bezpieczna używana w Strefie Outdoorowej, które muszą zostać zgłoszone i przejść weryfikację przez Organizatorów lub wyznaczone osoby);
    2. przedmiotów, które mogą zostać użyte jako broń (wyjątek stanowią repliki i przedmioty imitujące broń po wyjęciu magazynków wykorzystywane jako element stroju cosplay oraz broń bezpieczna używana w Strefie Outdoorowej, które muszą zostać zgłoszone i przejść weryfikację przez Organizatorów lub wyznaczone osoby);
    3. materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, substancji o podobnym działaniu oraz wszelkiego rodzaju materiałów pożarowo niebezpiecznych;
    4. narkotyków, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
    5. materiałów zawierających treści rasistowskie, obraźliwe, polityczne, ksenofobiczne, wulgarne lub pornograficzne;
    6. pojemników do rozpylania gazu; substancji żrących, farbujących, trujących lub promieniotwórczych;
    7. środków obrony osobistej, jak gaz pieprzowy, pałki policyjne i teleskopowe, paralizatory elektryczne.
  11. Zabrania się wchodzenia do miejsc, które nie są przeznaczone dla Uczestników Konwentu. Miejsca przeznaczone dla Uczestników są oznaczone odpowiednio na mapkach dostępnych na stoisku akredytacji oraz w aplikacji Konwencik.
  12. Zabrania się niszczenia jakiegokolwiek mienia. Za spowodowane szkody materialnie odpowiada ich sprawca lub opiekun prawny.
  13. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania przemocy fizycznej, naruszania nietykalności cielesnej innych osób, rzucania przedmiotami, formułowania gróźb pod adresem innych osób oraz głoszenia wszelkich haseł obraźliwych i wulgarnych. 
  14. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne Uczestników Konwentu powstałe w wyniku działań pozostałych uczestników Konwentu lub osób trzecich. Uczestnicy powinni zakupić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie przed rozpoczęciem Konwentu.
  15. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie zdarzenia, które miały miejsce poza terenem Konwentu.

§4. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

  1. Wszystkie osoby przebywające na terenie Konwentu zobowiązane są do zachowania kultury osobistej oraz dbania o czystość i porządek.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez nadzoru. Uczestników Konwentu prosimy o niezwłoczne przekazywanie rzeczy znalezionych do Biura Rzeczy Znalezionych, które znajduje się przy Punkcie Informacyjnym Konwentu, na terenie Szkoły Podstawowej z Punktem Przedszkolnym w Przecławiu, ul. Przecław 27a, 72-005 Przecław.
  3. Na terenie wydarzenia zabrania się przebywania osobom w negliżu oraz w stroju rażąco naruszającym zasady moralne. Zasada ta dotyczy również strojów cosplay.
  4. Na terenie Konwentu zakazuje się zrywania plomb zabezpieczających gniazdka elektryczne, podłączania własnych urządzeń elektrycznych (czajników, tosterów, suszarek), a także komputerów, telefonów i wszelkich ładowarek w miejscach do tego niewyznaczonych przez Organizatorów.
  5. Szczegółowe postanowienia dotyczące wystawców, twórców programu, uczestników konkursu cosplay, wolontariuszy oraz Strefy Outdoorowej zawarte są w osobnych regulaminach, które dostępne są na stronie internetowej Konwentu: https://mizukon.pl/regulaminy/.
  6. Organizatorzy zastrzegają sobie wyłączne prawo do zezwalania na sprzedaż na terenie Konwentu.
  7. Obecność mediów na Konwencie możliwa jest wyłącznie za zgodą Organizatorów oraz po weryfikacji sposobu rejestracji wydarzenia przez Organizatorów.
  8. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za nielegalne powielanie ani publiczne odtwarzanie multimediów chronionych prawami autorskimi przez Uczestników wydarzenia.
  9. Zabrania się wykorzystywania logo i wszelkich wizerunków związanych z Konwentem Mizukon bez uzyskania zgody Organizatorów.

§5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizatorzy mają prawo do odwołania Konwentu lub zmiany jego daty oraz miejsca bez wcześniejszego uprzedzenia i podania powodu, z przyczyn od nich niezależnych, w szczególności w przypadku ogłoszenia żałoby narodowej, choroby, niedyspozycji lub innych obiektywnych przyczyn uniemożliwiających organizację wydarzenia. W takim przypadku posiadaczowi biletu przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  2. Organizatorzy Konwentu nie ponoszą odpowiedzialności za punkty programu, które nie odbędą się z przyczyn od nich niezależnych, takich jak nieobecność twórców programu z przyczyn osobistych, problemy techniczne, warunki pogodowe, działanie służb porządkowych lub podmiotów zewnętrznych.
  3. Uczestnicy Konwentu, w momencie wejścia na teren wydarzenia, wyrażają zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku, w tym również zdjęć z fotostudio, w celach promocyjnych i informacyjnych przez Organizatorów oraz ich partnerów przez okres 5 lat. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do publikowania zdjęć z Konwentu na swoich portalach społecznościowych, stronie internetowej Konwentu oraz wykorzystywania ich w celach promocyjnych w ramach kolejnych edycji wydarzenia.
  4. Osoby przebywające na terenie Konwentu wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatorów w celu realizacji Konwentu, na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO. Administratorem danych osobowych jest stowarzyszenie Szczeciński Klub Azji, ul. Akwarelowa 34/5 70-781 Szczecin, NIP: 9552467798, KRS: 0000962175. Dane osobowe będą przechowywane w obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji ustalanym zgodnie z odrębnymi przepisami. Uczestnicy posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia (szczegóły w art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (szczegóły w art. 18 RODO), prawo do przenoszenia danych (szczegóły w art. 20 RODO), prawo wniesienia sprzeciwu (szczegóły w art. 21 RODO), prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
  5. Organizatorzy Konwentu zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników. Zaktualizowana wersja Regulaminu będzie publikowana na stronie internetowej Konwentu (https://mizukon.pl/regulaminy/).
  6. Zakupienie biletu przez Uczestnika jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania.
  7. Złamanie zakazów opisanych w regulaminie Konwentu oraz wszelkiego rodzaju agresywne i obelżywe zachowanie będą skutkować wydaleniem Uczestnika z terenu Konwentu bez zwrotu poniesionych kosztów. W przypadku odmowy opuszczenia terenu wydarzenia oraz w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa Organizatorzy powiadomią Policję.
  8. W przypadku spraw nieuregulowanych Regulaminem, decyzje w sprawie rozpatrywania kwestii indywidualnych podejmują Organizatorzy, z poszanowaniem przepisów prawa.